Như thế nào là đúng deadline?

Viewed: 11,592

Một nhiệm vụ được giao trong quá trình làm việc luôn đi kèm với thời hạn hoàn thành (deadline) và mọi người được yêu cầu cần phải tuân theo thời hạn này để đảm bảo không ảnh hưởng đến diễn tiến chung của một dự án. Vậy tuân theo thời hạn hay còn gọi là đúng deadline là như thế nào, câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng vẫn có rất nhiều người đã không thực hiện đúng. Hãy thử cùng CareerBuilder.vn xem xét vấn đề này theo một số khía cạnh dưới đây bạn nhé!

DEADLINE ĐƯỢC GIAO Ở ĐÂU THÌ CHÍNH XÁC?

Thông thường sau một cuộc họp, để thống nhất thời gian mà các bên có thể chuẩn bị cho bước tiếp theo, deadline sẽ được đưa ra cụ thể cho từng người hoặc từng bộ phận. Tuy nhiên, việc chỉ đưa ra thời hạn trong quá trình họp là chưa đủ mà cần được xác nhận cụ thể và rõ ràng thông qua báo cáo cuộc họp (meeting minutes) hoặc qua email đến tất cả người tham dự. Deadline cần được thiết lập cụ thể theo từng nhiệm vụ, ai là người chịu trách nhiệm chính và có thời gian chính xác, ví dụ như trước 12 giờ trưa ngày ... tháng ... năm ... hoặc trước 5 giờ chiều ngày ... tháng ... năm, càng chi tiết càng dễ kiểm soát và quản lý.

VẬY NHƯ THẾ NÀO THÌ ĐƯỢC GỌI LÀ ĐÚNG DEADLINE?

Nhịp sống công sở bận rộn và guồng quay công việc hối hả dễ cuốn bạn vào nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Do đó, rất nhiều người thường hay bị rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy" và kết quả là chỉ kịp gửi báo cáo công việc ngay vào ngày thời hạn được giao nhưng thường muộn hơn giờ quy định. Mặc dù có thể điều này không gây ra ảnh hưởng quá nghiêm trọng nhưngđể lại ấn tượng xấu về cách bạn sắp xếp thời gian cho công việc. Nó dễ khiến người khác nghĩ rằng bạn không thật sự để tâm vào nhiệm vụ được giao và chỉ cố hoàn tất cho xong để xử lý khủng hoảng deadline chứ không dám chắc về chất lượng hoàn thành.Vì vậy, trong các trường hợp quản lý nghiêm khắc, đôi khi deadline còn được in đậm hoặc thêm vào những từ như "sharp" nhằm nhấn mạnh việc bạn cần phải tuân thủ thời hạn không chỉ đúng ngày mà còn phải đúng giờ. Ví dụ như 5pm (sharp) nghĩa là bạn cần hoàn thành muộn nhất vào đúng 5 giờ chiều.

Một rắc rối nghe có vẻ nhỏ mà không hề nhỏlà thời gian trên máy của bạn có thể được thiết lập sớm hoặc chậm hơn của người khác, vì vậy nếu bạn tranh thủ đến tận phút cuối cùng mới gửi báo cáo thì khả năng deadline của bạn vẫnbị chệch đi một chút và bạn chẳng thể đổ lỗi ngớ ngẩn cho cái đồng hồ mình sở hữu.

Do đó, để tránh việc chậm trễ, tốt nhất bạn hãy dành cho mỗi nhiệm vụ được giao một khoảng thời gian dôi ra nhất định, càng sớm hơn deadline càng tốt và điều này cũng giúp bạn ghi điểm nhiều hơn trong công việc của mình.

VẬY LÀM CÁCH NÀO ĐỂ HOÀN THÀNH MỌI THỨ LUÔN ĐÚNG DEADLINE?

Một trong những lý do khiến mọi người luôn bị trễ hơn deadline đó là nhận việc không đúng với khả năng hoàn thành của mình. Đôi khi do áp lực từ cấp trên hoặc từ khách hàng, bạn có xu hướng đưa ra lời hứa mà chưa thật sự xem xét lại quỹ thời gian mình có. Điều này dẫn đến việc khi vào làm thực tế, dù đã hết sức "vắt chân lên cổ" bạn vẫn không có khả năng đáp ứng được yêu cầu về thời hạn bàn giao hay báo cáo. Chính vì thế, sau đâu là 6 lưu ý nhỏ bạn cần phải nắmkhi được giao nhiệm vụ và deadline.

1. Xác định yêu cầu cụ thể

Bạn cần làm rõ xem nỗ lực mình sẽ bỏ ra hoặc những phần mình sẽ liên quan chính xác bao gồm những gì để ước lượng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành. Nếu có thể, hãy dùng các phần mềm quản lý công việc hoặc Excel để liệt kê chi tiết nhiệm vụ trước khi thiết lập các mốc thời gian mà bạn có thể đáp ứng.

2. Tìm kiếm nguồn hỗ trợđúng đắn

Để công việc trôi chảy, bạn sẽ cần đến đồng nghiệp khác hay không, bạn có cần đến các công cụ hỗ trợ cụ thể hoặc bất kỳ một văn bản hướng dẫn nào chăng? Hãy cẩn trọng để đảm bảo bạn không mất thời gian loay hoay cho những việc này khi bắt đầu công việc và lại dẫn đến chuyện chậm trễ deadline.

3. Hiểu rõ mọi rủi ro là điều không tránh khỏi

Dù lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, mọi rủi ro về việc chậm trễ trong một khâu nào đấy đều vẫn có thể xảy đến.Cho nên, bạn hãy suy nghĩ từ đầu về các phương án hỗ trợ hoặc thay thế nếu mọi thứ không diễn tiến như mong đợi. Ví dụ như nếu ai đó trong nhóm của bạn bị ốm giữa chừng, hãy nghĩ đến ai sẽ là người có thể tạm thay để hoàn thành công việc chẳng hạn.

4. Lên kế hoạch thật chi tiết

Mọi công việc khi càng được lên kế hoạch tốt bao nhiêu thì sẽ càng dễ cho bạn về sau bấy nhiêu. Mặc dù việc này có thể khiến bạn mất thêm chút ít thời gian ban đầu nhưng khi càng chia nhỏ các bước bạn sẽ càng có khả năng quản lý tốt hơn cũng như giải quyết suôn sẻ hơn nếu có bất kỳ vấn đề trục trặc nào xảy ra mà ít gây ảnh hưởng đến những phần còn lại.

5. Đặt ra yêu cầu tương tự với những người cùng tham gia nhóm dự án

Khi là một mắt xích, tất cả đều cần có bước quay đồng bộ với nhau thì mới đảm bảo được kết quả cuối cùng. Vì vậy, bạn cũng cần yêu cầu những người khác tuân thủ theo deadline của họ để không ảnh hưởng ngược lại đến bạn. Nếu đó là quản lý, hãy lưu ý họ cần phê duyệt đúng thời hạn và nhấn mạnh nếu sếp không phản hồi đúng lúc thì công việc của bạn không thể tránh khỏi bị trì trệ; nếu đó là thành viên đồng cấp trong dự án, hãy luôn nhắc nhở họ theo dõi lịch làm việc và báo cáo chung.

6. Tránh xao nhãng trong quá trình làm việc

Khi càng có nhiều deadline, bạn lại càng cần tập trung hơn bao giờ hết. Đừng để bản thân bị xao nhãng bằng việc học cách làm chủ đời sống trực tuyến hoặc tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý thời gian cá nhân để chắc chắn rằng não bộ của bạn sẽ không bị chi phối vào những việc ít quan trọng khác.

Đúng deadline, tưởng không khó nhưng đôi khi khó không tưởng nếu bạn không thường xuyên tập luyện thói quen và kỷ luật cá nhân. CareerBuilder.vn hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc của mình.

>>>> Xem thêm : Việc tốt Lương cao

Nguồn hình: Freepik

 

  CareerBuilder Vietnam

Similar posts

Theo bà Kanika Tolver, CEO của Career Rehab, nỗi buồn do gặp phải một sự cố nào đó trong nghề nghiệp khi được diễn giải ra theo từ gốc SAD sẽ bao gồm ba cảm giác: Stress (Căng thẳng), Anxiety (Âu lo) và Depression (Có xu hướng trầm cảm).
Vào lúc bạn nhận ra những tương tác giữa mình và đồng nghiệp, hoặc khách hàng dần trở nên nguội lạnh khi email gửi đi không có phản hồi, những cuộc gọi nhỡ không được gọi lại, những cuộc bàn luận trao đổi về dự án cần ký kết vào danh sách "treo" bạn sẽ giải quyết mọi việc ra sao?
Con đường sự nghiệp của mỗi người có suôn sẻ hay nhiều thăng tiến, ngoài tài năng và một chút may mắn, đôi lúc còn phụ thuộc khá nhiều vào tính cách và thái độ đối diện với vấn đề khi làm việc. Bên cạnh chuyện luôn cần học hỏi và cập nhật những kiến thức chuyên môn, hãy thử cùng CareerBuilder.vn xem đâu là 7 kỹ năng bạn có lẽ sẽ cần để sở hữu một tính cách mạnh mẽ nhằm thúc đẩy sự nghiệp phát triển.
Nguyên tắc trong giao tiếp công sở có thể giúp bạn mở rộng gắn kết hơn tại nơi làm việc, đặc biệt là với những người có tính cách rụt rè hoặc vừa trở thành "lính mới" gia nhập công ty. Nếu có thể hoà hợp cùng đồng nghiệp thì một ngày làm việc của bạn sẽ vui vẻ hơn cũng như giúp cho kết quả đạt được trong ngày tốt hơn.
Nhiều người thường mặc định việc ngồi ở đâu trong văn phòng là do công ty sắp xếp và họ ít khi tìm hiểu tầm quan trọng của chỗ ngồi tại nơi làm việc của mình. Trên thực tế, khi bạn phải dành đến 8 tiếng một ngày, 5 buổi một tuần hoặc thậm chí hơn để đến công sở, việc bạn ngồi đâu quan trọng hơn bạn nghĩ rất nhiều bởi điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tâm trạng và năng suất làm việc của bạn.
Sau chuỗi ngày dài làm việc tại nhà, tâm trạng chung của mọi người chắc hẳn sẽ thấy nhớ, thấy thiếu thiếu và cảm giác gặp lại đồng nghiệp khiến bạn trở nên hồ hởi, nhiệt tình muốn “tám chuyện” đủ thứ với mọi người ngay từ buổi đầu tiên.Tuy nhiên, dù tay bắt mặt mừng ra sao, bạn hãy nhớ "vui thôi đừng vui quá" mà vô tình đẩy những câu chuyện phím tưởng như bình thường vượt quá giới hạn.

Subscribe

Create job alerts. Free and Easy

Create now
Feedback