15 Quy tắc vàng khi giao tiếp bằng email

Lượt xem: 62,824

Giao tiếp bằng email đã trở thành kỹ năng mềm không thể thiếu trong bộ kỹ năng cần phải có. Vì vậy, hãy xem 15 điều tưởng dễ mà hay phạm phải nhất dưới đây để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn từ những việc nhỏ nhất nhé.

  1. Tên email lịch sự, không dùng kí hiệu “đặc biệt”. Subject là “cái thần” của nội dung.

  2. Hãy dùng BCC. Đừng spam!

  3. Reply/ Reply all/ Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều “New email” cho cùng 1 vấn đề.

  4. Thêm số di động vào chữ ký, nếu để số bàn nhớ kèm số extension (số máy nhánh). Website chưa có thì không nên để ở chữ ký

  5. Đừng viết tiểu thuyết! Viết ngắn gọn, chia đoạn, dùng bullet để rõ ý chính.

  6. NHỚ TẮT CAPS LOCK KHI KHÔNG CẦN DÙNG ĐẾN! Neu dung tieng Viet nho danh co dau.

  7. Khi nhận được thông tin, hãy xác nhận cho người gửi biết Hãy tập nói “không” nếu không đồng ý, thay vì cố tình im ru để vấn đề “lạc trôi”. Đừng đọc xong để đó.

  8. Có những email rất “lạ":
    Subject: “Gửi chị”
    Nội dung email: “Xem file đính kèm”
    File đính kèm tên: Book1.xlsm

  9. Lời chào cao hơn mâm cỗ
  10. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù rất bực mình! Email đi rồi cũng chẳng thể rút lại như lời nói. Vì vậy, đừng để bản thân khó xử và “mua” thêm bực mình nhé!

  11. Mọi người thường ngại để deadline vào email, đặc biệt nhân viên thường không dám để deadline vào email gửi cho trưởng phòng hay sếp. Đó là vấn đề khiến việc của bạn không “chạy”. Người nhận không cảm thấy mức độ cần thiết của email. Luôn có deadline là một thói quen tốt.

  12. Đừng chậm trễ vì chờ mail. Có một số việc, chỉ cần một cuộc điện thoại là đã giải đáp được hết thắc mắc. Hoặc những việc đang cần gấp đừng ngồi viết mail qua lại. Gọi điện xong đừng quên viết email mô tả nội dung cuộc nói chuyện đấy nhé. Tùy cơ ứng biến nhưng vẫn cần chu đáo.

  13. Đừng viết 1 email không chỉnh chu. Sau đó lại gửi thêm vài email với nội dung: “Chị ơi nãy em thiếu ý này,…”. Đọc lại thật kỹ trước khi gửi. Chú ý chính tả, khoảng trắng, các ý chính đã đầy đủ chưa.

  14. Cảm xúc có thể ảnh hướng đến sự quyết định của người đọc. Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy gọi 1 cuộc điện thoại “thăm dò” trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề nghị… cũng là một ý hay.   Quote: “Deal with emotions first”

  15. Nếu không quản lý tốt thời gian thì có khi bạn chẳng làm được gì khác ngoài việc: nhận mail, đọc mail, trả lời mail. Hãy cài đặt thời gian nhận mail trên Outlook/ Gmail để tránh phải “dính” với email cả ngày.

“Viết mail là một nghệ thuật và người biết cách giao tiếp bằng email là một nghệ sĩ” Hãy thường xuyên nhắc nhớ bản thân mỗi lần gửi mail để 15 điều này trở thành thói quen của chính mình nhé.

Binhcaptain

  CareerBuilder Vietnam

Bài viết cùng chuyên mục

Ngày làm việc thông thường đã đủ dài, mà dường như công nghệ thậm chí còn khiến nó trở nên dài hơn. Bạn có nhận ra rằng, sau một ngày làm việc cật lực, khi trở về nhà, bạn vẫn chưa thể để các nhiệm vụ lại bàn làm việc? Khách hàng liên tục réo gọi trên điện thoại di động, email mới của đối tác nhảy tưng bừng trong hộp thư đến, và còn những suy nghĩ lo lắng của chính bạn về bản kế hoạch chưa viết xong.
Nếu là một người đã và đang làm việc hay sắp sửa bước chân vào con đường sự nghiệp với lựa chọn là ngành truyền thông - tiếp thị, hẳn bạn cũng muốn biết năm 2017 này nghề nghiệp mình lựa chọn sẽ có những bước chuyển động nào, cần lưu ý và trang bị thêm kiến thức kỹ năng ra sao mới “vượt vũ môn”?
Bạn sẽ không biết được ai sẽ là người giúp khi gặp khó khăn trên con đường sự nghiệp. Vì vậy, đừng xem thường những mối quan hệ tốt. Sau y là 5 mẫu người nên kết bạn để tiến gần đến thành công không những vậy luôn mang lại động lực cho bạn nữa đấy. Bạn đã kết bạn với 5 mẫu người này chưa? Hãy cùng điểm danh cùng CareerBuilder nhé.
Chúng ta ai cũng có ước mơ. Có người mang hoài bão lớn nhưng cũng có người chỉ mơ ước những gì đơn giản, gần gũi. Dù thế nào đi nữa, động lực tích cực là yếu tố quan trọng nhất giúp chúng ta biến ước mơ thành hiện thực.
Sự phát triển và bùng nổ công nghệ trong những năm gần đây tại Việt Nam đang mở ra một phương thức tiếp cận khách hàng mới: kỹ năng chào hàng qua điện thoại. 7 chìa khóa vàng dưới đây sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm thực hiện những cuộc điện thoại chào hàng thành công.
Ông cha ta nói cấm có cái gì sai, “ăn được, ngủ được là tiên”. Ngủ còn được xếp vào hàng “tứ khoái” của con người, vì vậy, không ai dám “hoãn cái sự khoái” ấy lại, dù là ở nơi làm việc

Quan tâm

Thông báo việc làm - Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng

TẠO NGAY
Feedback