Kỹ năng tổ chức công việc

Lượt xem: 38,555

 

Với tính chất công việc bận rộn (việc làm Bình Định, việc làm Đồng Nai, việc làm Tây Ninh,..., bạn ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Bài viết này sẽ giúp bạn "gỡ rối" cho vấn đề trên.

Bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.

Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc - lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.

Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.

Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

- Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).
- Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
- Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
- Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

 Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.

Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.

Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.

Xác định được việc gì là việc quan trọng

Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.

Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực

Bạn có thể truy cập vào CareerViet để tìm thêm nhiều công việc phù hợp. Bên cạnh đó, CVHay còn giúp bạn trang bị một chiếc CV cực chuẩn, từ đó lựa chọn được công việc ưng ý. Một số ngành nghề và địa điểm làm việc bạn có thể cân nhắc là: internship, recruiter, việc làm Cần Thơ, việc làm Gia Lai, việc làm Phú Quốc, việc làm tại Huế, việc làm Quy Nhơn, tuyển lái xe tải gấp, tìm việc làm tại Đà Nẵng, việc làm quận 9, việc làm Cà Mau, việc làm Thái Bình, lễ tân, việc làm thời vụ, việc làm Thanh Hóa, nhân sự tiền lương hoàng gia,...

 

Xem thêm cơ hội tìm việc làm mới tại CareerViet :

  Theo 24H

Việc Làm VIP ( $1000+)

Công Ty Cổ Phần Thép Việt Xô Hà Nội
Công Ty Cổ Phần Thép Việt Xô Hà Nội

Lương: 20 Tr - 25 Tr VND

Thái Nguyên

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương: 15 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

ECCO Vietnam Co.,Ltd
ECCO Vietnam Co.,Ltd

Lương: Cạnh Tranh

Bình Dương

GLO365 CLINIC
GLO365 CLINIC

Lương: 8 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương: 15 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

CÔNG TY CỔ PHẦN DAYONE ASIA
CÔNG TY CỔ PHẦN DAYONE ASIA

Lương: 18 Tr - 26 Tr VND

Hồ Chí Minh

RGF HR Agent Vietnam Co., LTD
RGF HR Agent Vietnam Co., LTD

Lương: 25 Tr - 35 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công ty CP XHOME Việt Nam
Công ty CP XHOME Việt Nam

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

RGF HR Agent Vietnam Co., LTD
RGF HR Agent Vietnam Co., LTD

Lương: 25 Tr - 40 Tr VND

Hồ Chí Minh

Tập đoàn Minh Việt
Tập đoàn Minh Việt

Lương: 9 Tr - 30 Tr VND

Hà Nội

Masan Consumer
Masan Consumer

Lương: Cạnh Tranh

Cần Thơ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CITEK
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CITEK

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN VICOSTONE
CÔNG TY CỔ PHẦN VICOSTONE

Lương: 10 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

CÔNG TY CỔ PHẦN VNETWORK
CÔNG TY CỔ PHẦN VNETWORK

Lương: 15 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

Action Composites Hightech Industries
Action Composites Hightech Industries

Lương: Cạnh Tranh

Đồng Nai

CÔNG TY CỔ PHẦN VNETWORK
CÔNG TY CỔ PHẦN VNETWORK

Lương: Trên 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Công Ty Cổ Phần NICON
Công Ty Cổ Phần NICON

Lương: 10 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh

Diag Laboratories
Diag Laboratories

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN JEMMIA
CÔNG TY CỔ PHẦN JEMMIA

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

CÔNG TY CỔ PHẦN JEMMIA
CÔNG TY CỔ PHẦN JEMMIA

Lương: 20 Tr - 30 Tr VND

Hồ Chí Minh

LOTTE VIETNAM SHOPPING JOINT STOCK COMPANY
LOTTE VIETNAM SHOPPING JOINT STOCK COMPANY

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh | Cần Thơ

TECHCOMBANK
TECHCOMBANK

Lương: Cạnh Tranh

Hà Nội

Ngân Hàng TMCP Tiên Phong (TPBank)
Ngân Hàng TMCP Tiên Phong (TPBank)

Lương: 25 Tr - 23 Tr VND

Hà Nội

CÔNG TY CỔ PHẦN SOFIA NỘI THẤT
CÔNG TY CỔ PHẦN SOFIA NỘI THẤT

Lương: 15 Tr - 40 Tr VND

Hà Nội

NINJA VAN VIỆT NAM
NINJA VAN VIỆT NAM

Lương: Cạnh Tranh

Hồ Chí Minh

Ngân Hàng TMCP Quân Đội
Ngân Hàng TMCP Quân Đội

Lương: 14 Tr - 30 Tr VND

Trà Vinh

Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sen Đỏ
Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Sen Đỏ

Lương: 20 Tr - 25 Tr VND

Hồ Chí Minh | Bình Dương

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư VJC
Công Ty Cổ Phần Đầu Tư VJC

Lương: 25 Tr - 35 Tr VND

Bắc Ninh | Bắc Giang | Hải Dương

Bài viết cùng chuyên mục

Luật hấp dẫn là gì? Ứng dụng luật hấp dẫn trong công việc và cuộc sống
Luật hấp dẫn là gì? Cách sử dụng và ứng dụng luật hấp dẫn thu hút tiền bạc, tình yêu đặc biệt là công việc. Click để xem ngay bài viết sau!
Thu phục nhân tâm - Tuyệt kỹ quản lý nhân sự nhất định không nên bỏ qua
Có lẽ, tuyệt kỹ sự nghiệp là thu phục nhân tâm, làm sao dù không giỏi nghiệp vụ mà vẫn điều binh khiển tướng". Ở vị trí càng cao, lại càng vận dụng thuần thục, dùng như không dùng, vậy mới hay! Việc dụng người làm sao để được lòng người, chọn đúng người, đúng việc. Ở thì vui mà đi thì không hối tiếc mới là đáng nể.
Học logistic ra làm gì? Lương và cơ hội việc làm ra sao
Học Logistics ra làm gì? Mức lương ngành này là bao nhiêu? Tìm kiếm cơ hội việc làm cho ngành logistics ở đâu? Tìm hiểu ngay cùng CareerViet!
Học kinh tế ra làm gì? Cơ hội phát triển và mức lương ngành kinh tế
Học kinh tế ra làm gì? Mức lương ngành kinh tế là bao nhiêu? Những cơ hội việc làm cho ngành kinh tế sau khi ra trường? Tìm hiểu ngay nghề nghiệp tương lai hái ra tiền
Học luật kinh tế ra làm gì? Mức lương và cơ hội cho người học luật kinh tế
Học luật kinh tế ra làm gì? Hiện nay cơ hội nghề nghiệp nào cho người học luật kinh tế? Những khó khăn gì khi theo học ngành luật kinh tế tại Việt Nam?

Quan tâm

Thông báo việc làm - Hoàn toàn miễn phí và dễ dàng

TẠO NGAY
Feedback