Lượt xem: 31,389
Mọi bộ phận trong công ty đều cần điều phối viên để điều phối công việc. Vậy điều phối là gì và công việc của điều phối viên như thế nào? Nếu bạn thấy hứng thú với công việc này nhưng vẫn còn đang thắc mắc về yêu cầu tuyển dụng thì hãy theo dõi những chia sẻ dưới đây của CareerViet nhé!
Điều phối là người sắp xếp, tổ chức và lập kế hoạch công việc một cách suôn sẻ, thuận lợi. Nhân viên điều phối là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn, quản lý, đảm bảo nhân sự chuẩn bị và thực hiện các công việc ở mức tốt nhất.
Là một người điều phối, bạn phải giữ tinh thần khách quan để trong quá trình làm việc không bị những quan điểm cá nhân chi phối. Công việc này đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý cao nên chỉ thích hợp với những người có khả năng multi-task.
Nhân viên điều phối phải có khả năng đa nhiệm (multi- task)
Nhân viên điều phối là người chịu trách nhiệm kết nối với các đối tác để thực hiện các hoạt động ngoài công ty. Một số công việc cụ thể như:
- Xây dựng chính sách và tích hợp các hoạt động tại nơi làm việc.
- Phối hợp với các công ty đối tác trong việc tổ chức công việc.
- Thực hiện các hoạt động hỗ trợ dự án và công việc với sự hợp tác của các doanh nghiệp liên quan.
- Xây dựng các chương trình liên kết để mở rộng thị trường kinh doanh của công ty và tạo thêm môi trường phát triển cho các sản phẩm của công ty.
Người làm điều phối phải có khả năng đối ngoại lẫn đối nội
- Hợp tác với các bộ phận liên quan như dự án, thiết kế để hoàn thành một số công việc nội bộ.
- Sau khi các dự án được phê duyệt, người điều phối sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng dự án. Sự rõ ràng này giúp công việc được thực hiện và vận hành dễ dàng.
- Ghi nhận các phản hồi, kết quả dự án và hỗ trợ chỉnh sửa dự án kịp thời nếu có sự cố.
- Báo cáo định kỳ tình hình thực hiện kế hoạch của công ty.
- Báo cáo thường xuyên là quan trọng đối với bất kỳ công việc nào để theo dõi mức độ hiệu suất và đưa ra định hướng cho các bước tiếp theo.
Những người muốn trở thành nhân viên điều phối phải nắm rõ các yêu cầu về kỹ năng khi bắt đầu ứng tuyển.
Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với công việc này. Kỹ năng điều phối có nghĩa là bạn có thể phân chia công việc, làm người trung gian phối hợp và tạo động lực cho mọi người. Nếu không có khả năng này, bạn khó có thể hoàn tất một lượng lớn công việc.
Nếu không có kỹ năng điều phối, điều phối viên khó có thể hoàn thành công việc
Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự vào đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn đổi mới nên nếu có công việc khó khăn hay mới lạ thì người điều phối cần phải biết cách giải thích, truyền tải thông tin đến mọi người và nghĩ cách hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Điều bắt buộc đối với người điều phối sự kiện và tổ chức chương trình là phải hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Bạn không được để sự kiện diễn ra quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy, phân bổ thời gian để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là một kỹ năng rất quan trọng đối với công việc điều phối.
Tính chất công việc điều phối là phải “đua” với thời gian
Với sự xuất hiện của hệ thống kỹ thuật và phần mềm hỗ trợ, việc điều phối nay đã dễ dàng hơn. Thay vì phải gặp gỡ và thảo luận thường xuyên, nhân viên điều phối có thể liên hệ với những người khác thông qua ứng dụng chia sẻ thông tin hoặc gửi email cho đối tác.
Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như tiếp thị và quảng cáo, ứng viên phải sử dụng thành thạo mạng xã hội. Khi đã quen thuộc và hiểu biết nhất định về các tính năng của phần mềm mới này sẽ rất có ích về sự hỗ trợ và triển khai điều phối.
Tính chất công việc điều phối cần làm việc với đối tác để hiểu mong muốn của họ nhằm triển khai kế hoạch. Ngoài ra, nhân viên điều phối cần phối hợp với các bộ phận, đơn vị khác để hỗ trợ và hoàn thiện dự án.
Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối có trách nhiệm tập hợp, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề. Vì vậy, để làm tốt vai trò của một điều phối viên, bạn cần có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho người làm điều phối mà còn cho hầu hết các lĩnh vực khác như một kỹ năng bắt buộc. Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp và bộ phận khác để có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc.
Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể giữ cái tôi của mình quá cao vì sẽ gây nên xích mích, bất hòa giữa mọi người mà cần biết cách lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của người khác.
.jpg)
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng bắt buộc phải có
Giai đoạn hiện tại là thời điểm bùng nổ của các dịch vụ giao hàng. Vì vậy, điều phối hàng hóa là một công việc rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.
Nhân viên điều phối hàng hóa cần phải chỉ định đơn hàng cho người chuyển phát nhanh và theo dõi quá trình giao hàng. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm quản lý đội giao hàng, số lượng giao hàng,... đảm bảo rằng hàng hóa phải được giao đúng thời gian và địa điểm mà khách hàng yêu cầu.
Người điều phối đơn hàng phải đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng nhanh nhất
Nhân viên điều phối vận tải thường được tuyển dụng bởi các công ty vận tải. Nhiệm vụ chính là tổ chức vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi nhận hàng. Họ sẽ lãnh đạo một nhóm gồm tài xế, kỹ thuật viên xe và các nhân viên giao hàng.
Quy trình làm việc của điều phối vận tải chi tiết như sau:
- Tiếp nhận các yêu cầu vận chuyển.
- Tìm kiếm phương tiện, lưu ý nơi họ gửi / nhận, theo dõi và cập nhật quá trình di chuyển.
- Giải quyết một số vấn đề xảy ra, chẳng hạn như xe hỏng hóc, giao hàng chậm trễ, mất hàng,..
- Cung cấp các ý tưởng để phát triển quy trình vận tải.
Do tính chất công việc vận tải rất nặng nhọc nên nhiều nhà tuyển dụng thường yêu cầu người điều phối là nam giới. Ngoài ra, ứng viên cũng yêu cầu trình độ cao đẳng/đại học trở lên đối với chuyên ngành vận tải, quản lý,... Nếu bạn đã có kinh nghiệm điều phối vận tải trước đó thì bạn sẽ có nhiều lợi thế ứng tuyển hơn. Ngoài ra, ứng viên cũng cần có kiến thức quản lý thời gian vì hoạt động vận tải quan trọng nhất là lịch trình.
Đối với các sự kiện chung, nhân viên điều phối sự kiện có trách nhiệm quản lý và điều phối công tác chuẩn bị tổng thể cho sự kiện. Không giống như nhân viên điều phối của công ty, nhân viên điều phối sự kiện thường làm việc tự do và được tuyển dụng cho các loại sự kiện khác nhau.
Từ các chương trình đơn giản như đám cưới, lễ khai trương và các sự kiện của công ty đến các chương trình giải trí và lễ trao giải đều cần một người điều phối để mọi thứ hoạt động trơn tru.
Người điều phối sự kiện thường làm việc tự do
Công việc của một điều phối viên sự kiện thường rất phức tạp:
- Điều phối âm thanh, ánh sáng, MC, sân khấu,.. một cách có liên kết theo trình tự kịch bản chương trình.
- Lên kế hoạch tổ chức, sắp xếp chi tiết cho từng vị trí.
- Phối hợp với các phương tiện truyền thông, báo chí.
- Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời.
Do tính chất công việc phức tạp nên điều phối viên sự kiện thường phải có bằng cử nhân về truyền thông, marketing, quan hệ công chúng,... và có khả năng làm việc nhanh dưới áp lực về thời gian; nhất là phải giỏi giao tiếp. Nếu bạn đam mê điều khiển sự kiện, đừng ngần ngại theo đuổi vị trí này nhé!
Vai trò của nhân viên điều phối kho là quản lý tất cả hàng hóa nhập vào, xuất ra và hiện có trong kho. Người điều phối kho chịu trách nhiệm điều phối nhân viên phân loại sản phẩm, làm sạch, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,... Ngoài ra, họ cần cập nhật tình trạng hàng tồn kho và các thông tin hàng nhập vào, xuất ra, nhãn hiệu sản phẩm và sắp xếp sản phẩm theo khu vực.
Công việc chính của vị trí này liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa như:
- Kiểm soát lịch trình vận chuyển, thông quan và giao hàng đến kho.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng, nhận phản hồi tình trạng hàng hóa, thực hiện thanh toán.
- Kiểm soát chi phí hậu cần, tìm giải pháp để giảm chi phí hậu cần hoặc tìm cách mở rộng hoạt động kinh doanh.
Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối giao thông tiết kiệm như sau:
- Quản lý số liệu hàng đầu vào và đầu ra, dữ liệu hàng tồn kho và một số công việc phân phối sản phẩm từ cửa hàng đến văn phòng hoặc cửa hàng đến khách hàng.
- Giao công việc cho nhân viên chuyển phát nhanh, nhân viên chuyển hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
- Chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm và đúng theo yêu cầu của khách hàng.
- Trả lời các thắc mắc của khách hàng về hàng hóa và ngày giao hàng.
Người điều phối dự án sẽ làm việc với người quản lý dự án để theo dõi và phân công công việc cho thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Người điều phối dự án chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm thực hiện trơn tru toàn bộ dự án sau đó thu thập và phân phối thông tin cần thiết, cập nhật thông tin công việc trong thời gian thực hiện dự án.
Xem thêm: Cách né những câu phỏng vấn vượt giới hạn
Nhân viên điều phối dự án phải đảm bảo dự án được suôn sẻ
Tại thị trường Việt Nam hiện đang có nhu cầu tuyển dụng các vị trí điều phối viên khá cao. Theo thông tin các doanh nghiệp tuyển điều phối viên trên CareerViet thì thu nhập bình quân của vị trí này là từ 8 đến 15 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, mức lương này còn phụ thuộc vào khả năng, thời gian làm việc và loại hình công việc. Nếu bạn cần biết con số cụ thể, có thể tham khảo các bài tuyển dụng điều phối viên trên CareerViet.vn nhé!
Cơ hội phát triển của nghề này cũng rất hứa hẹn, những người điều phối giỏi có thể dễ dàng lên được vị trí trưởng phòng hoặc giám đốc. Nhiều vị trí tuyển dụng nhân viên điều phối trên CareerViet cũng đưa ra mức lương lý tưởng lên đến 20 triệu đồng/tháng.
Nhân viên điều phối là vị trí bất kỳ công ty nào cũng cần nên bạn có thể dễ dàng tìm việc ở bất kỳ đâu: trên Internet, trực tiếp tại các cửa hàng hoặc trang tin tuyển dụng CareerViet . Bạn chỉ cần tìm từ khóa “việc làm điều phối viên” để xem danh sách doanh nghiệp đang tuyển dụng.
Trên đây là thông tin bạn cần biết về người làm điều phối trong doanh nghiệp, công việc của điều phối viên như thế nào và vai trò của họ trong doanh nghiệp. CareerViet hy vọng những ứng viên ứng tuyển vị trí này sẽ được trúng tuyển và đạt thành công như mong muốn.
Top từ khóa tìm kiếm nhiều nhất:
Tìm việc làm Hà Nội | Tìm việc làm Bắc Giang | Tìm việc làm Bắc Ninh | Tìm việc làm Đà Nẵng
CareerViet
Lương: 8 Tr - 12 Tr VND
Hồ Chí Minh
Lương: 12 Tr - 20 Tr VND
Hà Nội
Vị trí HOT đang tuyển
Lương: 3,000 - 4,000 USD
Quốc tế
