Provide a secretarial and administration service to the CEO across the range of his work to ensure timely, efficiency. Hỗ trợ các công việc về thư ký và hành chính văn phòng cho TGĐ để có thể sắp xếp công việc của anh một cách hợp lý, hiệu quả nhất.
Maintain and organize the CEO diary, filing system and all other relevant areas efficiency. Tổ chức và sắp xếp lịch trình của giám đốc.
Draft speeches, articles, briefings, and project proposals as requested by the Director. Chuẩn bị các báo cáo, briefings, bản kế hoạch theo yêu cầu của CEO.
Facilitate meetings; schedule debriefing meetings so follow up action can be implemented. Also by arranging refreshments, seating and taking minutes if required to do so. Lên kế hoạch, chuẩn bị, tổ chức cho các cuộc họp giữa CEO với các phòng ban. Ghi nhận lại biên bản cuộc họp và theo dõi tiến độ hoàn thành.
Review documents from other departments before submitting to Director (use procedures, internal memos, policies, etc as base for review). Nhận các chứng từ từ các phòng ban để trình ký với CEO, theo đúng quy trình nội bộ của công ty.
Perform timely and professionally all correspondence to all senior management/ Board member as well as well travel arrangements. To circulate reports, minutes and agendas for Director & senior management meetings. Soạn thảo các thư mời, thông báo bằng email, văn bản một cách chuyên nghiệp và kịp thời để thông tin đến các thành viên tham dự (BLD, QL, trưởng phòng và cả đối tác) khi có các cuộc họp, chuyến công tác.
Perform expenses claims for CEO (travelling, meal, entertainment expenses) and prepare necessary approval on behalf of the CEO. Hoàn thiện các chứng từ để thanh toán chi phí đi công tác cho CEO.